すでに出張管理システム（BTM）や出張手配サービスを利用していても、「社員に定着しない」「代理手配の負担が減らない」「出張頻度に料金体系が合わない」などの課題を感じることがあります。
BTMの見直しでは、単に別のサービスへ切り替えるだけでなく、自社の出張手配フロー、利用者の操作性、交通・宿泊・経費精算との連携、導入・移行の進め方を整理することが重要です。
本記事では、出張管理システムを乗り換え・再検討する際に確認すべきポイントを解説します。実際に出張手配の効率化を目的としてBORDERを導入・全社展開した企業の声も紹介するので、自社に合うBTMを検討する際にお役立てください。
✔ この記事の要点
もくじ
出張管理システムは導入すること自体が目的ではありません。出張者が無理なく利用でき、総務・経理などの管理部門の負担を減らし、出張費や手配状況を適切に管理できて初めて効果を発揮します。
現在利用しているBTMで次のような状態が続いている場合は、設定や運用を見直すだけでなく、他サービスとの比較や乗り換えを検討するタイミングかもしれません。
出張者が「自分で一般の予約サイトを使った方が早い」と感じ、システムを使わずに手配してしまっている状態です。出張のうちシステム経由での手配の割合が低い状態が続いている場合は、見直しを検討するサインの一つといえます。
出張管理システムを導入する目的の一つは、バックオフィスの業務効率化です。導入後も差し戻し作業やデータ抽出の手間が減っていない、あるいは増えている場合は、システムが自社の運用に合っていない可能性があります。
月額固定費型のシステムは、出張頻度が少ない企業や月ごとの出張件数に差がある企業では、利用実態に対して費用負担が大きくなる場合があります。自社の出張量に対して、固定費・手配手数料のバランスが見合っているかを確認する必要があります。
画面設計がわかりにくい、手配までの手順が多いなど、操作性に課題があるシステムは、PC操作に不慣れな社員を中心に利用が敬遠されがちです。出張者にとっては、交通・宿泊を手配したいタイミングで、必要な情報を確認し、短時間で依頼・予約できることが重要です。
出張管理システムから経費精算システムへ予約・利用データを引き継げない場合、再入力や確認作業が残ることがあります。また、必要な交通機関や宿泊施設を手配できない場合は、別の予約経路を使う必要があります。データ連携の可否と、実際に手配できる範囲を分けて確認しましょう。
現行のBTMに課題を感じていても、すぐに乗り換えを決める必要はありません。まずは複数のサービスを比較し、自社に必要な条件を整理することが大切です。
出張管理システムのタイプや主要サービスを比較したい方は、以下の記事をご覧ください。
出張管理システム（BTM）比較｜タイプ別13選+比較表を無料DL
乗り換え・再検討にあたっては、「現行システムへの不満」を解消できるかだけでなく、移行後も出張者・代理手配者・総務・経理が無理なく運用できるかを確認する必要があります。
以下の7つのポイントをもとに、現行BTMでできていること・できていないことを整理し、候補サービスを比較しましょう。
出張管理システムは、出張者や代理手配者が出張時に利用するツールです。マニュアルを読み込まなくても直感的に操作できるか、迷わず予約・依頼できる操作性かどうかが定着率を左右します。
候補サービスを比較する際は、機能の多さだけでなく、次のような観点を確認することが重要です。
出張者自身がサイトで検索・予約するセルフ予約型に加えて、チャットや電話で手配を依頼できる有人対応があるかどうかも重要な比較軸です。特に不慣れな出張先や多忙な時期には、オペレーターへ依頼できる仕組みが負担軽減につながります。
たとえば、出張者が「○月○日から○日まで、○○エリアで宿泊したい」「新幹線とホテルをまとめて手配したい」といった条件を伝え、手配担当者に相談できると、検索や比較にかかる時間を抑えやすくなります。
出張申請・承認のワークフロー、旅費規程の自動チェックなど、自社の管理ルールに必要な機能が、標準機能・オプション・設定で対応できるかを確認します。対応できない要件については、代替運用や追加開発の可否も確認しましょう。
現在の出張業務を「出張前」「出張中」「出張後」に分けて整理すると、必要な機能を洗い出しやすくなります。
特に、宿泊費の上限、承認ルート、部署ごとの利用ルール、代理手配の範囲など、現在の社内ルールを新しいBTMでも再現できるかは、導入前に確認しておく必要があります。
既存の経費精算システムとの連携可否、新幹線・航空券の手配範囲は、乗り換え後の業務効率に直結します。連携方式（CSV連携かAPI連携かなど）が現行の運用と合っているかも確認しておくと安心です。
すでに経費精算システムや会計システムを利用している企業では、情報システム部門・経理部門も含めて早い段階から確認を進めることが重要です。
初期費用・月額費用の有無、手配手数料の単価を確認し、自社の出張頻度・出張者数に照らしてコストシミュレーションを行うことが推奨されます。料金を確認する際は、次のような費用を洗い出します。
マニュアルや動画・FAQが充実しているサービスであれば、総務側で独自の手順書を作成する手間を省けます。また、トラブル時の問い合わせ対応時間・体制も事前に確認しておきましょう。
いきなり全社展開するのではなく、一部部署や少人数でのトライアルを経て段階的に移行できるサービスであれば、利用定着のリスクを抑えやすくなります。
トライアルの進め方や、既存サービスと併用する場合の判断については、STEP5・STEP6で解説します。
主要サービスの機能・料金・サポート体制を比較したい方は、出張管理システムの比較表をご活用ください。
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以下は、既存の出張手配方法・サービスを見直し、BORDERを導入・全社展開した企業へのヒアリング内容をもとにしたコメントです。同社は現在、別サービスも併用しながら、自社に合う出張手配・管理の運用を検討しています。
この事例からは、BTMの再検討では、機能の多さだけでなく、出張者・代理手配者にとっての使いやすさ、手配方法の柔軟性、料金体系、導入支援、段階的な展開のしやすさが重視されていることが分かります。
※回答は、趣旨を変えない範囲で読みやすく編集しています。
A. 出張手配をもっと効率よくできないか、という要望が多くありました。通常業務で多忙な社員が時間をとられずに手配を依頼でき、初めての現場でも宿泊先を一から探す手間が省けるよう、自分で探すのではなくオペレーターに丸投げできるサービスを探すようになりました。
A. PC操作に不慣れな社員でも簡単に予約することができることを重視しました。また、動画などのマニュアルが豊富で、総務課で独自の資料を作成する必要がない点も決め手の一つです。
A. 月額の費用が発生しないため、通年で定期的に出張が多く発生しない企業にとっては使いやすいと思いました。
A. 分かりやすい操作性、チャットで手配や確認ができること、マニュアルが充実していることが決め手になりました。代理手配が多いため、チャットで依頼できることで、代理手配者の負担も軽減できると感じています。
A. まずは総務課で半年ほどトライアルを実施し、使い慣れてから全社展開へ踏み切りました。
JRサービスと連動できるサービスや、アプリ化があれば完全乗り換えを検討したいと思っています。
※BORDERでは、東海道・山陽・九州新幹線の「エクスプレス予約」に対応した精算委託サービスを提供しています。エクスプレス予約の利用代金を翌月の法人請求にまとめ、航空券・ホテルなどの出張費と請求書払いを集約できます。対象プランや利用条件は、サービスページをご確認ください。
また、エクスプレス予約の共有・個人名義カード運用サポート機能（β版）も提供しています。申請・承認、共有カードの利用状況確認などに対応しています。なお、これらは、ヒアリングで挙がった「えきねっと」との連携やBORDERのアプリ化とは別の対応です。
▼エクスプレス予約関連ページ
・精算委託サービス概要：https://border.co.jp/expy-lp/
・共有・個人名義カード管理サービス概要：https://border.co.jp/expy-shared-card/
一方で、経費精算・会計との高度な連携、特定のJRサービス連携、アプリの有無などを必須条件とする場合は、他サービスも含めて比較することをおすすめします。
自社に合うか確認したい方は、BORDERへご相談ください。
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乗り換えは一度にすべてを切り替える必要はありません。以下の6ステップで段階的に進めることで、移行に伴う混乱やリスクを抑えられます。また、出張管理システムの乗り換えは、必ずしも「旧サービスを完全にやめて新サービスに一本化する」ことを意味しません。業務内容や出張の種類によってサービスを使い分ける運用も、現実的な選択肢の一つです。
現行システムのどこに不満があるのか（操作性、料金、連携範囲など）を具体的にリストアップします。
確認項目の例は以下です。
立場によって重視するポイントが異なるため、関係者ごとに必要な機能・条件を整理しておくと、候補サービスの比較がしやすくなります。
STEP1・2で整理した要件をもとに、現行システムの課題と複数サービスを横並びで比較します。
比較時には、サービス提供元にデモを依頼し、実際の出張規程、承認ルート、代理手配の流れ、経費精算との連携を想定した操作を確認することがおすすめです。
乗り換えでは、新しいBTMの機能だけでなく、旧システムのデータ、社内ルール、利用者への案内をどのように引き継ぐかが重要です。
準備段階では、以下を確認してください。
全社展開の前に、一部部署や少人数でのトライアルを行い、実際の運用イメージを確認します。
トライアル対象には、出張者だけでなく、代理手配を行う担当者、総務、経理など、実際に業務に関わる人を含めることが重要です。
「使えるか」だけでなく、「既存運用より負担が減るか」「全社に広げたときに管理できるか」という視点で評価しましょう。
トライアルでの利用率や利用者からのフィードバックに加え、代理手配・経理処理にかかる工数、必要な連携機能への対応状況、利用コストを確認し、全社展開・併用・完全移行のどの進め方が自社に合うかを判断します。
特定の交通手段・経費精算・海外出張など、既存サービスの方が適している業務がある場合は、一定期間併用する選択肢もあります。重要なのは、併用が目的ではなく、自社に合う運用を見極めるための手段であることです。
併用する場合は、どの出張をどちらのサービスで手配するか、申請・精算・問い合わせ先をどこにするか、いつまで併用するかを、あらかじめ社内に共有しておくことが大切です。併用期間が長くなると、社員がどちらを使うべきか迷い、二重入力や処理漏れが起きやすくなります。
出張管理システムの乗り換え・再検討では、「どのサービスが最も多機能か」だけで判断するのではなく、出張者・代理手配者・総務・経理それぞれの負担を減らせるか、自社の出張頻度や料金体系に合うか、必要な連携や運用を実現できるかを確認することが重要です。
まずは現行の出張手配フローと課題を整理し、複数のサービスを比較するところから始めましょう。
出張管理システムの乗り換え・再検討を進める際は、比較表を活用することで、関係者間での認識合わせがスムーズになります。新規導入を検討中の企業はもちろん、既存のBTM・出張手配フローの見直しを進める企業にもご活用いただけます。
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ボーダー株式会社
出張管理ツール「BORDER」を運営するボーダー株式会社のコラムチームです。BORDERコラムでは、実務の一次情報に基づく独自性の高いコンテンツと読者が具体的なアクションに繋げられる実用的な情報を発信しています。累計導入者数に基づく手配・管理ノウハウを通じ、出張業務のガバナンス強化と効率化を支援します。