多くの企業は、出張に際し、出張申請書や出張報告書の作成・提出を求めています。各社によって申請方法は異なりますが、大まかな流れは共通しています。
この記事では、出張における出張申請から出張報告・精算までの一連のフローを整理し、それぞれのフローの要点及び注意点を解説します。
遠方の取引先との商談や地方部局との打ち合わせなどにより、出張が必要となった場合の一般的なフローを整理しました。出張者と管理者の接点は、出張命令・出張申請・出張報告（出張精算））の3つがあります。
なお、企業によっては実施しない工程もあるので、自社で必要な業務を確認しましょう。
出張命令とは、上司などの出張命令権者が、従業員が出張することを了承したことを明確にするための工程です。口頭のみでも出張指示は成立しますが、出張命令書を作成して記録に残す方法が一般的です。
出張命令書に記載する事項としては、下記のような項目があります。
出張命令書について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
出張申請とは、その出張が本当に必要な出張であることについて承認を得ることを目的に実施します。出張命令は業務の目的に照らして出張することが手段として適切であるかを把握することに対し、出張申請は出張の工程や料金面の妥当性を確認・承認することを目的として実施されることが一般的です。
出張申請は、出張申請書を作成し、上長や経理部門から承認を受ける流れが一般的です。なお、最近は、電子化が進み、出張申請書をデジタル上で実施するケースが増えています。
出張申請書に記載する事項としては、下記のような項目があります。
出張申請書について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
出張申請テンプレートあり。出張申請書の作成方法について解説します。
出張を終えた後は、出張報告書や出張精算書を作成します。出張報告及び出張精算のフローは3パターンに分けられます。
出張報告書及び出張経費精算書に記載する事項としては以下のような項目があります。
出張報告書について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
BORDERでは、出張命令書・出張申請書・出張報告書・旅費精算書のテンプレートを提供しています。これらの資料が欲しい方はこちらよりダウンロードが可能です。
出張命令書・出張申請書・出張報告書・旅費精算書が含まれ、共通シートに入力することで各書類にデータが反映されます。（それぞれの資料を単独でご利用いただくことも可能です）
冒頭でお伝えした通り、出張申請や出張報告の実施の有無については企業により異なりますが、海外出張などにおいては、多くの企業が上で述べたプロセスを経ています。また、直近は紙ベースではなく、電子ベースで申請・報告を行ったり、出張管理システム上で対応しているケースも増えています。
法人向け出張手配・管理サービス『マイナビBTM』『出張実態調査』によると4社に1社は電子による出張申請（ワークフローシステム）を活用しているようです。
自社にとって最適な出張プロセスを整理していきましょう。
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