完全自動運転AIシステムの開発を行うTuring株式会社。あらゆる環境下で車両が自律的に走行できる、“人間の操作を前提としない完全自動運転”の社会実装を目指し、AI・ソフトウェア・車両制御の各領域で最先端の技術開発を進めている会社です。
コーポレート本部 総務労務チームで出張の制度設計を担う小野様と、開発支援チームで出張手配の実務を担当する岩崎様にお話を伺いました。
もくじ
ーー担当されている業務について教えてください。
現在、小野は出張に関する制度設計構築を担当しており、岩崎は出張手配の実務を開発現場に近い立場で担っています。それぞれが、出張管理をはじめ、社内のバックオフィス業務全般に関わるオペレーションの整備・実行に取り組んでいます。
ーーシステム導入検討時に感じていた、出張に関する課題と検討のきっかけを教えてください。
BORDER導入以前は、コーポレート部門が出張に必要なフライトやホテルの予約を代理で手配していました。各サイトにアクセスし、一つ一つ予約するのは大変で業務工数がかかり過ぎてしまい、結果として、本来の業務に充てる時間を圧迫していました。また、特定の社員に属人化する傾向にあり負担が大きく、緊急対応の場合でもその社員がいないと対応できない運用であったりと、課題が浮き彫りになり始めた時期でした。それらを解決するために、出張手配の負担を軽減する方法を検討し始めました。
ーーいくつかあった候補の内、BORDERを選んだ理由を教えてください。
課題を解決するために、最初は旅行代理店を何社か利用して手配をしてみました。しかし、いずれもメールでのやり取りのためレスポンスに時間がかかり、手配完了まで日数を要することが多く、継続運用が難しいと判断しました。そこで旅行会社とのスムーズなコミュニケーション方法を探っていたところ、BORDERに出会いました。BORDERはチャットベースでやり取りができるためレスポンスが早く、手配リードタイムが短縮できる点が非常に魅力的に感じました。
なお、システムの選定にあたっては10社ほどのツールを比較しました。重要視したのは前述のコミュニケーション方法のほかに、システムUI自体の利便性、出張管理の側面もあります。出張費を全て出張者の判断に任せるのではなく、コーポレート部門で出張情報を管理したいという気持ちがありました。それらを満たすシステムとして、ボーダーさんを選定いたしました。
ーーBORDER導入後、社内への展開はどのように進められましたか？
BORDERはシンプルなUIなので、直感的に操作できる点が魅力です。導入当初も特別なレクチャーはほとんど行わず、コーポレート部門のメンバーを登録してからは、すぐに実務に取り入れることができました。実際に依頼する際も、チャットで要望を伝えたらオペレーターが複数の提案をしてくれるため、私達はその中から希望のものを選び発注するだけなのでとても便利です。誰にでも使いやすいシステムというのは、ありがたいポイントでした。
ーーBORDERをご利用いただき、業務に変化はありましたか？
代理手配の業務が大幅に削減された印象で、これが一番助かっています。導入以前の、コーポレート部門がフライトやホテルを予約していた時と比べると、圧倒的に作業工数が減っています。また、旅行代理店にお願いしていた時と比較しても、依頼から手配完了までのリードタイムが大幅に短縮していてとても助かっています。
ーー出張管理の観点でお役に立てた点はありますか？
BORDERの良い点は、システム内に出張規程を入力できることです。その設定項目を参考に、社内で不足していた出張規程をどんどんアップデートするきっかけを得ることができました。管理者の業務工数を減らすことを目的に導入しましたが、付随して、出張規程や運用の見直しもされ、社内全体としての出張管理レベルが底上げされたと感じています。
ーーコーポレート部門による代理手配の観点でお役に立てた点はありますか？
私達がフライトやホテルを予約していた際は、「情報を絶対に間違えてはいけない」という緊張感が常にありました。「出発や到着時間は間違っていないか？」「目的地や経由地、宿泊先は合っているか？」と細かく確認する必要があり、非常に神経を使う作業でした。こうした確認作業に多くの時間と注意力を要し、負担の一つだったと感じています。BORDERのチャット依頼では、知見のあるオペレーターが目的地に対して、時間と値段を考慮した経済合理的な候補をいくつか出してくれるため、安心かつ楽に手配をすることができます。私達に対して、出張手配のプロアシスタントがつくような感覚で、自力手配と旅行代理店の“いいとこ取り”を実現できていると感じます。
ーー御社は「BORDER保険」の付保を必須設定にしていますが、そのように意思決定する背景をお聞かせいただけますか。
実は、海外旅行保険については時間をかけて検討を重ねました。一つ目の案として、弊社と長く付き合いのある保険会社に海外旅行保険の付保を依頼しようとしました。しかし、付保にあたり、月締めで出張者と出張情報を登録していく手間があり、バックオフィス側の工数削減の観点から断念しました。一方、ボーダーさんの海外旅行保険付保を必須設定にすることで、追加の作業工数もなく、かつ付保漏れも防ぐことができて助かりました。
ーーこれからのBORDERにどのようなことを期待しますか？
チャットページでは、添付資料のタブに、Eチケットやホテルのバウチャーなどファイル全て集約されますが、フライトやホテルの変更が生じた際に、「最新版はどれだろう？」と探してしまいます。最新版のファイルだけ表示されるように、過去のものはアーカイブができたり、不要なファイルは一目で不要とわかるような仕様になるとさらに使いやすいです。
| 会社名 | Turing株式会社 |
| 事業内容 | 完全自動運転システムの開発 |
| 住所 | 東京都品川区大崎1丁目11−2 ゲートシティ大崎 イーストタワー4階 |
| URL | https://tur.ing/ |
※本内容はインタビュー当時(2025/5/15)のものです。
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