旭化成ワッカーシリコーン株式会社は、シリコーン製品の開発・製造・販売を行う企業で、ドイツのワッカー社と日本の旭化成の合弁会社です。デジタル化・再生可能エネルギー・EV・省エネなど、世界的なトレンドに対応するソリューションを提供し、持続可能なものづくりを支えるシリコーン製品を幅広い産業に展開しています。
今回は、エグゼクティブアシスタント、兼コーポレートコミュニケーションを担当する小林様に出張手配・管理の状況を伺いました。
もくじ
ーー担当されている業務について教えてください。
エグゼクティブアシスタント、兼コーポレートコミュニケーションを担当しています。業務内容は大きく分けて、国内外の出張手配を含めた社長のアシスタント業務や各国拠点から来日するビジターの滞在サポート、社内外の広報活動です。社長はドイツから赴任しているため日常生活のサポートもアシスタント業務の一つです。
ーーシステム導入検討時に感じていた、出張に関する課題と検討のきっかけを教えてください。
出張管理システムを導入する前は、出張手配は総務担当全て代理で航空券を手配していました。まず、出張者がメールベースで出張申請をし、承認が下りたら総務が手配するという流れでした。当時、手配を担当していた社員は、年々増加する出張件数に対し、変更やキャンセル等の出張管理が大きな負担となっていました。この問題を解決したいと思い検討しましたが、旅行会社に手配を依頼すると手配手数料が高くて導入が難しく、システムを探したところBORDERを見つけました。
ーーいくつかあった候補の内BORDERを選んだ理由を教えてください。
導入当時に航空券手配を担っていた総務担当者は、フライトやホテル等の手配に知見があり、先駆的なシステムを探すことを得意としていた社員でした。その社員が、予算や運用にあったシステムをいくつか選出し、社内で検討を行いました。BORDERは、月額利用料が発生せず、本格的に導入する前の段階で実際にシステムの使用感を確かめることができたので、社内への提案がしやすかったと聞いています。最終的には、手配手数料などの費用面とシステム（手配管理）の使いやすさを考慮して、BORDERを導入することにしました。
ーーBORDER導入後、社内への展開はどのように進められましたか？
社内展開のためにマニュアルを作成し、ウェブでの説明会を開きました。また、説明資料やマニュアルはMicrosoftのSharePointを活用し、BORDERの利用において不明な点があれば、そちらをみて自身で解決してもらえるような仕組みを作りました。BORDERのシステムはシンプルで使いやすく、ほとんどの社員がマニュアルを見なくても直感的に利用しています。時々、システム操作が苦手であったり、出張頻度が少なく使い方を忘れてしまった社員から問い合わせがありますが、その際は個別でフォローしています。
ーーBORDERをご利用いただき、業務の変化はありましたか？
BORDERのチャット機能がすごく便利で、電話のように気軽に聞けて履歴が残るのはとてもありがたいです。また、メールだと、やり取りが埋もれてしまったり、該当者をCCに入れ漏れしてしまったり、さかのぼって情報を確認するのが大変ですが、BORDERは、1つの出張につき1つのチャットページなので、とても分かりやすいです。加えて、管理者側には、出張者が手配した際に通知が入るので、各出張の概要を把握することができ、とても助かっています。
さらに緊急時も、出張者がどのような状況でどういった対応をオペレーターがしているのかチャットの履歴を通じて確認できるので、管理者側も迅速に状況を把握して対応することができます。
ーーその他、お役に立てた点はございますか？
BORDERの出張申請機能やスレッド機能を利用して、確認者として出張者がコストを考慮した妥当なフライトを手配しているかを必ずチェックしています。出張者自身で航空券を予約する運用にしたことで、どうしても個人の嗜好が入り、同じ出張先でも手配内容やコストにバラつきが生じることがありました。そこで、出張申請の際に、一次承認者をBORDER担当者、つまり確認者にすることで、「コストが高いフライトを利用していないか？」や「時間とコストを考慮した妥当な経路なのか？」などを確認し、コスト面のバラつきを抑制しています。また、安全面を考慮しているかどうかもチェックしています。
ーーこれからのBORDERにどのようなことを期待しますか？
出張申請機能を会社の運用に応じてカスタマイズできるようになると良いかなと思います。承認フローの設定で、出張によっては、いつも使う承認フローではなく別の役職の人が承認するケースがあり、アレンジができるようになるとありがたいです。また、承認フローで組まれている承認者が、仕事やお休みなどで承認ができない時に、別の承認者でも承認できるような仕組みがあると助かります。また、チャットの対応時間にばらつきがあるので、均等になると嬉しいです。ぜひ、出張申請機能が充実すれば、社内の承認フローの運用もよりシンプルになるので期待しています。
| 会社名 | 旭化成ワッカーシリコーン株式会社 |
| 事業内容 | シリコーンオイル、シリコーンエマルジョン、シリコーンレジン、シリコーンエラストマー（HTV、RTV、LSR）、HDK（高分散シリカ）、シランに関する製造・開発・販売 |
| 住所 | 東京都千代田区内神田1-16-8 内神田ミッドスクエア7F |
| URL | https://www.aws-silicone.com/ |
※本内容はインタビュー当時(2025/5/12)のものです。
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