本コラムでは出張管理の特徴・効果や導入プロセスに関してシリーズ化してお届けしています。
前回は、トラベルマネジャーがトラベルデータを活用して国内出張経費を削減する活動に関してお話ししました。
第五回は、海外出張者の安全管理に関して、発生しうる問題とその解決方法について具体例を交えてお届けいたします。
「ビジネストラベルマネジメントを強化したら、週末も安心して眠れるようになりました」
ある企業の人事総務部長のコメントです。
苦い思い出も お話していただけました。数年前の週末、金曜の夜。会社の海外関係先のある都市での有事発生をテレビの報道で知りました。ほどなく、上司から電話が入ります。
「テレビ見たか？出張者はいるのか？」
残念ながら情報がなく答えられません。どのように調べれば良いのかもわかりません。
とりあえず、出張者のいそうな部署の管理職に電話で問い合わせましたが、不在者も多く、なかなか連絡がつきませんでした。続いて、出張を依頼している旅行会社（3社）に問い合わせましたが、対応は難しいとの回答でした（無理、休みだ、連絡がつくのは明日、1社は週末休み）。幸いなことに、出張者はいなかったことが月曜日に判明、大事には至りませんでしたが、はらはらドキドキの週末でした。
この週末の反省から、出張における出張管理システムを導入し、安全管理を強化した今、海外出張者の位置情報がいつでもわかるようになりました。24時間、どこからでも簡単に把握できます。この出張管理システムには、出張者の連絡先も登録されており、出張者に直接メールで連絡することも出来るようになりました。あの悪夢の週末とは、隔世の感があります。
出張における安全管理の強化においては、海外で利用するホテルの選定プロセスも変えました。
これまでホテルの選定は、出張者任せ。会社は、出張規定上一定の規程を定めただけで、おそらく数年来見直したこともない。コストを優先した結果、出張者が怪しげな地域に宿泊していたとしても会社は気づかない。
残念ながら、マネジメントが出来ていない状況でした。
これを変えたのが、「海外出張者の位置情報把握」を担当したトラベルマネジャー。自身の海外出張経験が豊富だったことも功奏し、ホテルに関するマネジメントが改善されました。ホテルの選定基準に「安全評価」が追加されました。これは、立地条件・ホテルの資本関係（ある特定の地域では、外資系のホテルほどテロに狙われやすい）・ホテル内の安全基準（ロビーへのアクセス、エレベーターのシステム、監視カメラ、他）などを基に評価が行われます。
同時に、出張者の利便性を考え、訪問先への距離や公共交通機関・タクシーへのアクセス状況、英語の通じやすさ、食事のチョイスの豊富さ等々を考慮し、複数のホテルを選定。トラベルマネジャーはその利用実績を把握、出張者からのフィードバックも加え、そのデータを活用しながらホテルとの交渉を実施、改善のPDCAに努めています。
トラベルマネジャーにとって、出張者が渡航先の安全情報に簡便にアクセスできる仕組みを整えることも大事な役割になります。治安の急激な悪化、過激なデモ、ストライキに関する情報、自然災害の発生状況、感染症に関する情報、テロ発生のリスク高まりに関する情報、凶悪・重大犯罪の増加に関する情報などが主たるものになります。
渡航先の安全の急激な変化は常に気になるものです。しかしながら、旅ナカでは出張者自身が様々な情報にアクセスするのは非常に難しいのが現実です。予約しているフライトの運行状況も含め、最新の情報が出張者に届けられ仕組みを用意することが大事になります。
今回は、トラベルマネジャーが業務渡航の安全管理に関してどの様な取り組みをしているかをお話ししました。次回は、ウィズコロナ時代の出張管理に関してお届けいたします。
トラベルマネジャーの育成に興味のある方はこちらのサイトがおすすめです。
参考：Global Business Travel Associationが提供するトラベルマネージャー育成プログラム
The Fundamentals of Business Travel Management
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ボーダー株式会社 シニアコーポレートトラベルコンサルタント
大手旅行会社に入社後、欧州日産でのトラベルマネジャーをはじめ、40年にわたり出張に係る購買、管理業務を歴任。
自身も多忙な出張者であり、出張者の安全・健康にも配慮したトラベルプログラムを策定。
現在は、ボーダー株式会社で出張管理を支援するプラットフォームの構築を目指す。