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海外航空券の基本：航空券の種類や購入方法、取消、変更について解説
皆さんは海外出張に行く際、どこで航空券を購入しますか。レジャー目的で購入する場合は、価格重視で判断すればよいかもしれませんが、業務渡航の場合はサポート体制や支払い方法なども意識する必要があります。この記事では、海外航空券の購入方法について網羅的に紹介するとともに、それぞれの購入方法におけるメリット・デメリットを紹介します。
購入パターンは、以下の4タイプがあります。購入パターンによって支払い方法や変更・取消時のサポート体制が異なります。以下では、それぞれのパターンについて特徴をお伝えします。
各航空会社の公式サイトや専用アプリから予約する方法です。公式サイトで購入する場合、購入時に発券手数料等がかからないためコストを抑えることができます。また、航空会社のアプリを利用している場合、アプリと連動されるため、チケットの管理がスムーズです。
一方で支払い方法に関しては、クレジット決済がメインとなるため個人による立替負担が発生する点に注意が必要です。また、航空会社間での料金比較ができないため、自身が選択したフライトが経済合理的であるか否かの判断が難しくなります。
オンライン航空券予約サイトとは、航空会社の公式サイトとは異なり、複数の航空会社のチケットを並列で表示し、予約を可能とするオンラインサイトです。一度に複数の航空会社のフライトを検索・予約が可能なため、時間帯や価格を比較するのに最適な方法と言えるでしょう。
一方で、チケットの予約変更や払い戻しにあたってはサイトの運営会社に依頼する必要があります。運営会社は営業時間が限定されていたり、外国のサイトで購入した場合は英語での対応のみといったケースもあるので購入先のサポート体制については事前に確認しておきましょう。
なお、Skyticketなどの海外航空券の比較サイトは、サイトの運営会社自体が海外航空券を取り扱っているわけではなく、当該サイトに登録している旅行会社がチケットを販売しています。チケットに関する問い合わせは、料金比較サイトではなく購入元に連絡するよう気を付けましょう。
続いて紹介するのは、旅行会社（旅行代理店）経由で購入する方法です。旅行会社に相談した場合は、条件に合う経済合理的なプランを複数提示してくれることが多く、出張者自身による検索の手間が軽減されます。また、取消や変更のルールについては確認のうえ共有してもらえるので予めトラブルを避けるのに効果的です。
一方で問い合わせから返信までに一定の時間がかかります。また、営業時間に依存するため、急いで予約をしたくてもすぐに対応できないケースもあります。
最後は、出張管理システム（BTM）を通じた航空券の予約です。システムを提供している会社と法人契約を結び、企業専用ページから予約します。出張者は、システムを通じて航空会社を予約することができ、かつ、支払いも法人間で完結させることが可能です。
課題は、予約変更や取消に関する対応です。フライトをキャンセルしたい場合などは、運営会社の営業時間内に依頼する必要があるため注意が必要です。
冒頭で説明したように、業務渡航を目的とした航空券の購入の場合、価格以外の要因も重要になってきます。安く購入したものの、払い戻しに応じてもらえなかったなどのトラブルを聞いたことがあります。ここでは出張で海外航空券を購入する際に気を付けるべき点をお伝えします。
出張において海外航空券の支払い元は出張者ではなく、企業自身です。航空券の価格が高くなれば、自社の利益に影響を与えます。そのため、企業から見れば、出張者にはできる限り安い航空券を購入してもらいたいと考えます。一方で、出張者にとっては渡航先で精力的に活動するためにもフライトでの疲労は軽減したいと考えています。
両者の要望を満たすために生まれたのが経済合理的なフライトという考え方です。出張者の負担と価格の妥当性のともに満たす基準を作り、基準に基づくフライト選びを推進していきましょう。
海外航空券は非常に高額であり、数十万するケースも多々あります。それらを一時的に立て替えてもらうのは、出張者にとって非常に大きな負担と言えます。それらを解決するために仮払いという制度がありますが、仮払いは経理の負荷が大きくなります。
企業としては、従業員の立替を減らすべく、企業による請求書払いが可能であるか確認しましょう。
航空券は出発日に近づくほど料金が高くなる傾向にあります。また、航空券の購入にあたっては社内での稟議が必要な場合が多いです。その場合、スピーディな価格比較や購入が求められます。自分が購入したいタイミングで航空券を予約し、購入できる仕組みが整っているかも選定のポイントになります。
出張では先方の都合によりスケジュールが変更したり、出張が取りやめになるケースもあります。そうした場合に、変更や取消の対応が不十分だと出張者にとって大きな負担になります。スムーズに変更・取消に対応できる海外航空券の予約変更や払い戻しの可能性を考慮し、手配先を選定しましょう。
企業によっては特定の航空会社と法人契約を行っているケースがあります。その場合、一般的なオンライン航空券予約サイトでは対応することはできず、航空会社の公式ページや特定の旅行会社で購入する必要があります。航空券の購入先を検討する場合は、法人契約も考慮しながら選定を進めましょう。
海外航空券の購入パターンと購入時の選定ポイントの比較表を作成しました。
| 航空会社の公式サイト | オンライン航空券予約サイト | 旅行会社 | 出張管理システム | |
| 経済合理的な選定 | △ | 〇 | 〇 | 〇 |
| 従業員の立替負担 | × | × | 〇 | 〇 |
| スピーディな手配 | 〇 | × | 〇 | 〇 |
| 緊急時のサポート | 〇 | △ | △ | △ |
| 法人契約への対応 | 〇 | × | △ | △ |
「航空会社の公式サイトでの予約」は購入後のフォローアップは安心ですが、他の航空会社との比較が不十分になる場合があります。また、支払いは都度行う必要があるため従業員の立替は発生するでしょう。
続いて、「オンライン航空券予約サイトでの購入」は様々なフライトを比較するのには適していますが、支払いは航空会社の公式サイトと同様に都度行う必要があります。
三点目の「旅行会社での購入」はフォローアップが十分な反面、スピーディーな手配という点では不安が残ります。また、営業時間によっては緊急時のフォローが出来ない場合もあるので気を付けましょう。
最後に、「出張管理システムは、バランスの良い購入方法といえますが、旅行会社が運営している場合も多いため、緊急時のフォローについては利用前に確認しましょう。
この記事では海外航空券の購入方法について4つのタイプを紹介しました。また、選定のポイントについても解説し、タイプごとの適性を解説しました。出張における海外航空券の購入はレジャーとは異なるため、違いを明確にしたうえでベストな購入方法を選定しましょう。
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