旅行会社に出張手配を依頼した場合のチケットの受け取り方と利用方法を解説

出張時に利用する新幹線や航空券、ホテルを旅行会社に手配依頼している企業も多いと思います。チケットのデジタル化が進む現在、多くのチケットはEチケットでの受け渡しが多いと思いますが、手配物によっては実券（原券）が必要になるケースもあります。

本コラムでは、手配物ごとに一般的なチケットタイプと使用方法について解説します。

新幹線・乗車券のチケット

新幹線や各種鉄道乗車券については、原則、実券（原券）の受け渡しが一般的です。旅行会社に依頼した場合、ご希望の新幹線チケットや乗車券を郵送し、出張者が受け取る必要があります。

なお、一部の旅行会社ではオンライン予約し、駅の券売機で受取番号を入力することによってチケットが受取可能なサービスを提供していますが、その場合は宿泊施設がセットになったパック商品として利用することが前提になります。

郵送だと直前の対応が難しかったり、配送コストが発生してしまうため、エクスプレス予約など、鉄道会社が提供するオンライン予約サービスを利用する出張者が増えています。

国内航空券は、Eチケットでのお渡しが一般的です。お客様が希望するフライトを予約し、座席指定することでウェブチェックインが可能になるため、多くの旅行会社は座席指定したうえでEチケットを取り出し、出張者にお渡しするケースが多いです。

そのため、出張者は空港ではEチケットに添付されているQRコードを読み込ませるだけで、搭乗することが可能です。

海外航空券についても、国内航空券同様、Eチケットでのお渡しが一般的です。ただし、座席に関しては有料座席も多いため、出張者は旅行会社からEチケットを受け取った後に、そのチケットをもとに航空会社のウェブサイトで座席指定やウェブチェックインを行う必要があります。

なお、空港にある航空会社のカウンターでチェックインすることも可能ですが、時間を要するためウェブチェックインする出張者が増えています。

海外出張において重要性が増す海外旅行保険については、保険証書（原券）のお渡しが一般的です。旅行会社に出張期間や渡航先、希望の保険プランを伝えると、旅行会社側で海外旅行保険証書を発行し、郵送します。

なお、一部の旅行会社ではオンラインでの保険証書の発行に対応しています。その場合は、オンラインで受領した保険証書さえあれば、出張時のトラブル時に保険窓口へ電話し、サポートを受けることが可能です。

海外旅行保険と同様に、ビジネス出張において不可欠となっているWiFiについては、Eチケットが一般的です。出張者は、旅行会社からEチケットを受け取った後、Eチケットに記載している受取場所でレンタルWiFiルーターを受け取ります。

受取・返却に関しては、利用する空港が一般的です。また、最近は窓口ではなく、ロッカーで受け取ることも可能になっており、深夜便などでも不便なくWiFiルーターの受取が可能になっています。

その他だと、送迎やレンタカー、通訳・ガイドなどがありますが、多くの場合はEチケットでの受け渡しになります。

出張において必要になる各種手配物の予約に関しては、オンライン化が進んでおり、それに伴いEチケットでの受取が一般的になっていますが、一部のチケットに関しては、現在も原券での受取が必要なものもあります。

出張手配を旅行会社に依頼する場合、何の手配を依頼するかという点が論点の1つになりますが、チケットのオンライン化を視点に選ぶと業務効率化が向上するのでおすすめです。

国内出張手配について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

海外出張手配について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。