出張業務の範囲は、航空券や新幹線、宿泊施設の手配だけに留まらず、出張申請や出張報告、出張精算、さらには出張者の安全管理など多岐に渡ります。
出張数が一定数に達すると、それらの業務の負荷も相当なものになるため、出張手配業務について旅行会社へ代行・委託することを考えるケースもあると思います。
本記事では、出張手配の代行サービスや出張管理システムについて、サービス内容や料金体系、選び方のコツを解説します。
出張手配を外部サービスに依頼する際に把握しておきたいのが、「出張手配代行サービス」と「出張管理システム」の違いです。まずは、両者の一般的なサービス内容を紹介します。
出張手配代行サービスとは、出張に必要となる新幹線や航空券などの移動手段や出張先のホテルなどの予約・手配を代行してくれるサービスです。
出張手配代行サービスの利用メリットとしては、出張手配に要する業務負荷の軽減や出張者による個人立替の解消、出張者の趣向を排除した経済合理的な手配にあります。
出張手配代行サービスの提供者は幅広く、旅行会社はもちろんのこと、オンラインアシスタント企業や個人での業務委託など様々です。
導入のハードルも低く、出張手配の合理化・効率向上を図るうえで第一歩として位置づけられています。
出張管理システムとは、出張時に発生する業務をシステム上で完結するシステムです。具体的には、出張申請・承認や出張報告・精算までの一連のプロセスを効率化させるシステムです。また、出張情報の一元管理により、出張費用の可視化や出張者の安全管理などにも対応しています。
出張管理システムの利用メリットとしては、出張者だけでなく、上長や総務部門、経理部門など他部署にまたがる出張業務全体を効率化できる点と、出張内容を可視化できる点にあります。
出張管理システムを提供しているのは、上述の旅行会社であり、出張手配代行と一体で提供することが一般的です。
社内における現状の出張手配方法と一体的に見直すことが必要になるため、出張手配代行サービスと比較すると導入に時間を要するケースが多いですが、導入による業務負荷のインパクトは多く、近年は導入企業が増えています。
出張手配サービスや出張管理システムの導入は、欧米では一般的です。特に近年は、クラウドサービスの普及により、クラウド型の出張管理システムの導入が進んでいます。ここでは、欧米における出張管理サービスの提供企業を紹介します。
TripActionsは2015年に創業したサンフランシスコに本社を構える企業です。独自の出張管理システムを提供する同社は導入企業8,000社と業界屈指の導入実績を有しています。
特徴は、洗練された操作性と出張情報の管理のしやすさにあります。
近年は、出張を中心とした経費精算用のコーポレートカードを提供しており、出張と経費精算の一体化によるサービス拡充を行っています。
TravelPerkは、バルセロナに本社を構える欧州屈指の成長企業です。TripActions同様、2015年に創業した同社の出張管理システムは、2,500社を超える企業に利用されています。
特徴は、出張者の利便性はもちろんのこと、管理者側の業務負荷を軽減した点にあります。
サービス導入にあたり料金体系は最大の関心事といっても過言ではありません。ここでは、出張手配代行サービスと出張管理システムの料金体系について説明します。
出張手配代行サービスについては、原則、出張手配を代行した件数に応じた従量課金が一般的です。代行に伴う手配手数料は、旅行会社によって異なり、1,000円から10,000円と幅広い設定があります。
出張管理システムの導入によって発生する費用は、初期費用、月額費用、手配費用に分かれているのが一般的です。初期費用及び月額費用は出張管理システムに対する費用として「固定額」で徴収されるのに対し、手配費用は手配代行に対する費用として「出張手配件数に応じた従量課金額」で請求されることが一般的です。
出張手配代行サービス及び出張管理システムを導入に際して、重視すべき点は以下の通りです。
出張管理システムの中には、国内出張のみ対応しているケースや宿泊施設のみ対応しているケースなど、システムによって対応可能範囲が異なります。
例えば、御社が海外出張多い場合、国内対応中心の出張手配管理システムを導入しても、御社の課題を解決することはできません。
御社が希望する手配物にしっかりと対応できているかを確認することが重要です。
出張管理システムは、出張者と管理者の双方が利用するサービスであり、両者にとっての操作性が重要になります。
例えば、管理者にとっては出張状況が可視化されると共に検索性に優れていて使いやすいと感じていても、出張者にとって出張手配代行しにくい操作性であったら全体での満足度は下がってしまいます。
利用にあたっては、管理者及び出張者の双方が操作性を確認しましょう。
各種管理システムのクラウド化が進んだことにより、サービス間で連携するケースが増えてきました。
例えば、出張管理システムと経費精算システムが連動することにより、出張管理システムで手配したデータが経費精算システムに自動で反映することが可能になります。
出張管理システムの導入にあたっては、現在利用している経費精算システム等の関連システムとの連動性を事前に確認するとよいでしょう。
出張頻度は季節性に影響されるケースがあります。
例えば、秋頃は良く出張するけど、年末年始は出張がほとんどない企業もあるでしょう。また、プロジェクトベースで出張する場合は、プロジェクトの繁閑により出張頻度が変わると思います。
出張手配代行サービスは原則従量課金制なので出張頻度を気にする必要はありませんが、出張管理システムは月額が発生するため、自社の出張頻度を確認したうえで最適な価格帯のサービスを選ぶと良いでしょう。
主要な出張管理システムを知りたい方はこちらをご覧ください。
出張管理システム(BTM)の比較13選。サービス比較表や選定シートも掲載。
いかがでしたか。
なお、ボーダーでは、現在（2022年9月29日時点）、初期費用及び月額費用なしで出張手配サービスと連動した出張管理システムを提供しています。
ご興味のある方は是非下記よりパンフレットをダウンロードください。
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